Så byter du redovisningsbyrå
Det är enklare än de flesta tror, och du har rätt till ditt eget material. Här är ordningen.
Kort svar: säg upp enligt avtalet, begär ut ditt räkenskapsmaterial och SIE-fil, och låt den nya byrån sköta överlämningen. Det tar normalt ett par veckor. Enklast blir det vid ett räkenskapsårsskifte, men det går bra när som helst.
Vanliga skäl att byta
Sällan ett enda dramatiskt. Oftare en samling små: du får aldrig svar inom rimlig tid, du förstår inte rapporterna du betalar för, kontaktpersonen har bytts tre gånger på två år, eller du får bara veta hur det gick — aldrig vad du borde göra åt det.
Ett annat vanligt skäl är att bolaget vuxit ur sin byrå, eller tvärtom att det hamnat hos en byrå där det är den minsta kunden och därmed alltid sist i kön.
Steg för steg
- Läs avtalet. Kolla uppsägningstiden — tre månader är vanligt.
- Prata med den nya byrån först. Säg inte upp innan du vet vart du ska.
- Säg upp skriftligt. Kort och sakligt. Ange datum för när samarbetet upphör.
- Begär ut materialet. Verifikat, bokföring i SIE-format, senaste bokslut, kundregister, avtal, och gärna en avstämningslista över öppna poster.
- Ordna behörigheter. Ombudsbehörighet hos Skatteverket flyttas, liksom åtkomst till bokföringssystem och eventuell bankkoppling.
- Låt byråerna prata med varandra. Det går snabbare och du slipper vara budbärare.
När på året?
Renast är i samband med ett räkenskapsårsskifte — då har den gamla byrån gjort klart bokslutet och den nya börjar på ett rent bord. Näst bäst är efter ett avslutat momskvartal.
Men vänta inte ett halvår på det perfekta tillfället om samarbetet inte fungerar. Kostnaden för ett byte mitt i året är liten jämfört med kostnaden för ännu ett bokslut som blir fel.
Vad du bör fråga den nya byrån
- Vem är min kontaktperson, och vad händer om den personen slutar?
- Vad ingår i priset, och vad faktureras separat?
- Hur snabbt kan jag räkna med svar på en fråga?
- Får jag höra av mig med korta frågor utan att klockan startar?
- Hör ni av er när något ser fel ut, eller bara när jag frågar?
- Vad har ni för erfarenhet av bolag som liknar mitt?
Det du inte behöver oroa dig för
Att bli av med historik — den finns i bokföringen och följer med. Att behöva byta bokföringsprogram — de flesta byråer arbetar i det du redan har. Att den gamla byrån ska bli sur — de är vana, och de flesta sköter en överlämning professionellt.
Funderar du på ett byte och vill veta hur det skulle se ut hos mig? Ta trettio minuter — det binder dig inte vid något.
Vanliga frågor om att byta byrå
Kan min gamla byrå vägra lämna ut mitt material?
Ditt räkenskapsmaterial är ditt. En byrå kan i vissa fall hålla inne eget arbetsmaterial vid obetalda fakturor, men verifikat och underlag som tillhör bolaget ska lämnas ut. I praktiken går det nästan alltid smidigt.
Måste jag berätta varför jag byter?
Nej. En kort och artig uppsägning räcker. Du är inte skyldig att motivera dig.
Blir det dyrare att byta mitt i året?
Något, eftersom den nya byrån behöver sätta sig in i vad som gjorts hittills. Skillnaden är sällan så stor att den motiverar att stå kvar i ett samarbete som inte fungerar.
Källor och ansvar
Uppgifterna bygger på Skatteverkets vägledning och inkomstskattelagen, så som de gällde det datum som står överst. Lagar och regler ändras, och trots att vi är noggranna kan något i texten vara fel eller hunnit bli inaktuellt. Texten är allmän information, inte rådgivning för just ditt bolag. Kontrollera aktuella belopp och datum på skatteverket.se innan du fattar beslut — och hör av dig så räknar vi på just din situation.